Medewerker Ondersteuning Gebieds- & Relatiemanagement

Medewerker Ondersteuning Gebieds- & Relatiemanagement
MBO | €3.113 - €4.383 | Schaal 8 | Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband | 32-36 uur

Werken als Medewerker Ondersteuning bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Ontzorg je graag proces- en omgevingsmanagers zowel administratief als organisatorisch?
• Vind je het leuk om bijeenkomsten te organiseren, zoals het halfjaarlijks overleg dorps- en wijkraden?
• Werk je graag samen in verschillende samenwerkingsverbanden?

Kun je effectief omgaan met ad hoc vraagstukken en toch je zaakjes goed op orde houden? Vind het je leuk om mee te denken en te werken aan alle toekomstige ontwikkelingen en uitdagingen waar ons cluster mee te maken krijgt? Dan zijn we op zoek naar jou!

De kern van jouw functie
Je bent een spin in het web. Je verzorgt complex agendabeheer, postverdeling, de telefonische bereikbaarheid, dossierbeheer, correspondentie en bewaakt de voortgang hiervan. Je bereidt overleggen voor, maakt verslagen en bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken. Je draagt zorg voor het correct vullen en beheren van diverse systemen (Teams, SharePoint en Djuma) en het verzorgen van nieuwsbrieven via Spotler. Daarnaast geef je organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning bij diverse projecten die spelen. Deze taken lever je voornamelijk aan de teams Procesmanagement en Omgevingsmanagement. Daarnaast lever je, waar nodig, ook ondersteuning binnen het gehele cluster, bijvoorbeeld bij het team Gebiedsmanagement of als back-up voor de managementassistent, in overleg en samen met de andere ondersteuners.

Verder help je mee bij de organisatie van bijeenkomsten, zoals het halfjaarlijks overleg van de dorps- en wijkraden, bijzondere raadsessies op locatie en heisessies voor de proces- en omgevingsmanagers, waarbij je representatieve en ondersteunende taken uitvoert en indien gewenst zorgt voor verslaglegging.

Je ontvangt bezoekers en onderhoudt in- en externe contacten. Je kunt zelfstandig handelen bij vragen van bewoners, ondernemers, partners en overige teams/clusters en gaat secuur om met informatievoorziening. Houd er rekening mee dat deze bijeenkomsten ook in de avonduren, of in het weekend kunnen plaatsvinden.

Specials:

• Kleinschalig woningbouw-dossiers startklaar maken
• Verzorgen nieuwsbrief voor de dorps- en wijkraden
• Inzetbaar voor ondersteuning bij bijzondere Raadsbezoeken

We doen het samen
In ons cluster Gebieds- en Relatiemanagement focussen we ons op de behoeften van bewoners, maatschappelijke instellingen en bedrijven in onze gemeente. Dit gebeurt met aandacht voor de bredere context van het gebied en de onderlinge samenhang binnen dat gebied. In de dagelijkse praktijk betekent dit dat we alles wat er buiten de gemeentelijke organisatie speelt goed verbinden en aansluiten op dat wat er binnen de organisatie speelt. Zo kunnen wij wensen en problemen in een gebied beter aanpakken. Bij ons staat ‘van buiten naar binnen werken’ centraal.

Om dit te kunnen realiseren zijn wij op zoek naar een energieke, proactieve en flexibele collega met regel- en administratietalent.

De cluster wordt over de volle breedte ondersteund door een team Ondersteuning. Binnen dit team werk je nauw samen met vijf collega ondersteuners.

Samen zorg je ervoor dat de continuïteit binnen het cluster wordt geborgd. Met de managementassistent vorm je een subteam en investeer je in het kunnen waarnemen van elkaar door middel van heldere procesbeschrijvingen, handleidingen en het up to date houden van de kennisbank.

Door je persoonlijkheid pas je in een veeleisende, dynamische omgeving. Je kunt goed zelfstandig werken én je vindt het leuk om – weliswaar op verschillende manieren - deel uit te maken van meerdere teams. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat speelt binnen het cluster en weet adequaat in te spelen op ad hoc situaties. Jij ontzorgt je collega’s waarbij ook overleggen met bewoners en ondernemers kunnen plaatsvinden in de avonduren, je inzet is op deze momenten flexibel. Een enkele keer kan inzet in het weekend nodig zijn.

Naast team Ondersteuning zijn er nog drie andere teams binnen ons cluster.

Team Procesmanagement
Procesmanagers zijn een belangrijke schakel in de contacten met initiatiefnemers en behandelen complexe vraagstukken op een harmonieuze manier. Deze vraagstukken kunnen zowel van buiten als binnen de organisatie komen. Ze begeleiden de initiatieven, zorgen dat de juiste partijen betrokken zijn en onderhandelen over gemeentelijke belangen. De procesmanagers zorgen daarbij voor één ingang en één aanspreekpunt en leggen de verbindingen met relevante interne en externe partijen.

Team Omgevingsmanagement en Participatie
Omgevingsmanagers zijn het aanspreekpunt voor en namens de projecten in het gebied. Zij proberen, door te luisteren en rekening te houden met ieders wensen en belangen, creatieve oplossingen en consensus te bereiken. Hierbij zijn participatie, communicatie en stakeholdersmanagement van groot belang. De strategisch participatie adviseur helpt onze organisatie om duidelijke en professionele participatie- en informatieprocessen op te zetten.

Team Gebiedsmanagement
Haarlemmermeer organiseert zijn dienstverlening gebiedsgericht. Haarlemmermeer is opgedeeld in zes gebieden. Gebiedsmanagement is op de hoogte van wat er speelt in een gebied en wat de wensen zijn. De gebiedsmanager heeft, samen met de gebiedsadviseur, een belangrijke rol bij het verbinden van de leefwereld (buiten) en de systeemwereld (binnen). Hij/zij is voortdurend bezig met het vertalen van kwesties en ontwikkelingen van buiten naar binnen en omgekeerd. Verder organiseert de gebiedsmanager met enige regelmaat informatie- en participatiebijeenkomsten.

Ontmoet meer collega’s. Samen zijn wij meer.

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 165.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met bijna 1.400 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien tot meer dan 200.000 inwoners en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse, inclusieve blik?

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 3.113,- en € 4.383,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• De mogelijkheid om 4 x 9 uur te werken.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit neem je mee

• MBO+/ HBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden, ervaring binnen onze gemeente heeft een pré;
• Volledige beheersing van het MS Office pakket;
• Daarnaast ben je handig met digitale systemen zoals SharePoint, Djuma en ERPx of ben je bereid en vaardig dit te leren;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent klantgericht, integer en gericht op samenwerking, hoewel je ook goed zelfstandig kunt werken;
• Flexibiliteit waar het gaat om de werkuren
• Je bent beschikbaar op vaste dagen, waaronder in ieder geval op vrijdag, om de teambezetting goed te waarborgen.
• Affiniteit met digitalisering/ (digitale) werkprocessen.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk 17 juli 2025 via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?
Voor informatie over de functie kun je contact opnemen met Cindy van Oorschot, Teammanager bij Cluster Gebieds- en Relatiebeheer. Zij is bereikbaar via Cindy.van.Oorschot@haarlemmermeer.nl of 06-81550538.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Amber van Voorst, corporate recruiter, via 023-5676455 of via recruitment@haarlemmermeer.nl.

Procedure

• Er zullen 2 gesprekken plaatsvinden. Een gesprek zal ongeveer 3 kwartier duren. Beide gesprekken zullen plaatsvinden op 24 juli 2025 en zullen in onderling overleg worden ingepland.

NB. Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen wij niet in behandeling